Controle de caixa para MEI e autônomo: um jeito simples de começar
Um guia direto para quem trabalha por conta própria saber quanto entra, quanto sai e quanto sobra no mês, usando caderno ou celular.
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Quem trabalha por conta própria costuma ter a mesma dúvida no fim do mês: entrou dinheiro, as contas foram pagas, e mesmo assim parece que não sobrou nada. Muitas vezes o problema está em não saber para onde o dinheiro foi.
Controle de caixa é anotar o que entra e o que sai do negócio, para saber quanto sobra. Não precisa de curso nem de programa caro. Precisa de um lugar para anotar e de alguns minutos por dia.
Primeiro passo: separar o dinheiro de casa e o do negócio
Esse é o ponto que mais atrapalha. Quando o dinheiro do serviço cai na mesma conta que paga o mercado, a luz e a escola das crianças, fica difícil saber se o negócio dá lucro.
O ideal é ter uma conta bancária só para o negócio. Muitos bancos oferecem conta para MEI. Se ainda não dá para abrir uma, pelo menos anote separado: o que é do negócio vai para o caderno de caixa, e o que é de casa fica fora dele.
Um exemplo com valores ilustrativos: você recebe R$ 300,00 de um serviço no Pix e paga a farmácia com esse mesmo dinheiro. Para o controle, são duas coisas diferentes. Os R$ 300,00 entram como receita do negócio. A farmácia não é despesa do negócio. Ela entra como retirada sua, assunto que aparece mais abaixo.
Anote todo dia, nem que seja em dois minutos
Deixar para anotar no fim da semana quase sempre dá errado. Você esquece a gasolina, o lanche com o fornecedor, o Pix pequeno que entrou na segunda. Escolha um horário fixo, como antes de dormir ou ao fechar a loja, e anote o dia.
Para cada movimento, registre:
- A data.
- Se foi entrada ou saída.
- O valor.
- A forma de pagamento: dinheiro, Pix, cartão ou boleto.
- Uma descrição curta, como "pintura da sala, cliente do bairro Jardim".
- A categoria.
Categorias simples ajudam a enxergar o mês
Categoria é o tipo de entrada ou de gasto. Não crie vinte logo de cara. Comece com poucas e só abra uma nova quando sentir falta. Uma sugestão para começar:
- Entradas: serviços, venda de produtos, outras entradas.
- Saídas: material, transporte, ferramentas e manutenção, impostos e taxas, aluguel e contas do ponto, retirada do dono.
No fim do mês, as categorias mostram o que o saldo sozinho esconde. Talvez o transporte esteja pesando mais do que você imaginava. Ou o material de um tipo de serviço esteja comendo boa parte do que você cobra.
Contas a receber e a pagar
Serviço feito ainda não é dinheiro no bolso. Se o cliente vai pagar em duas vezes, ou ficou de mandar o Pix na sexta, anote numa lista de contas a receber, com nome, valor e data combinada. Assim você cobra no dia certo, sem depender da memória.
Faça o mesmo com o que você precisa pagar: fornecedor, aluguel, parcela da ferramenta. Olhando as duas listas juntas, dá para ver se vai faltar dinheiro antes que falte. E se o problema está em orçamento que o cliente não responde, veja como acompanhar orçamento pelo WhatsApp.
Retirada fixa: o seu salário como dono
Pró-labore é o nome que se dá à parte que o dono tira do negócio para si. Para quem é autônomo ou MEI, um jeito simples de pensar nisso é combinar consigo mesmo uma retirada fixa por mês, como se fosse um salário.
Por exemplo, com valores só para ilustrar: se o negócio costuma sobrar R$ 3.000,00 por mês depois das despesas, você pode definir uma retirada de R$ 2.500,00 e deixar o resto como reserva para um mês fraco ou para trocar uma ferramenta. Quando tirar dinheiro para casa, anote como "retirada", e não como gasto do negócio.
Com isso, você para de tirar dinheiro "um pouquinho por vez" sem perceber, e o caixa do negócio deixa de se misturar com as contas da família. Se tiver dúvida sobre como a retirada aparece nos impostos, converse com um contador.
Como fechar o mês
Uma vez por mês, separe meia hora para fechar as contas. Some as entradas, some as saídas e veja a diferença. Depois, olhe com calma:
- Quanto sobrou, e se ficou perto do que você esperava.
- Qual categoria de gasto foi a maior.
- Quem ainda está devendo e o que vence no mês que vem.
- Se a retirada fixa coube no que sobrou.
Com alguns meses anotados, você começa a ver o desenho do seu negócio: meses mais fracos, épocas de mais procura, gastos que se repetem e podiam ser negociados.
E as obrigações do MEI?
Se você é MEI, o controle de caixa também ajuda com as obrigações junto ao governo. O MEI precisa manter o Relatório Mensal de Receitas Brutas, com as notas fiscais de compras e de vendas guardadas junto, e entregar todo ano a declaração anual do MEI, a DASN-SIMEI. Com as entradas anotadas mês a mês, essas informações já estão prontas quando você precisar.
Regras, prazos e limites podem mudar. Confira sempre no Portal do Empreendedor, no site gov.br. Para dúvidas sobre impostos, nota fiscal ou enquadramento, procure um contador. Este artigo ajuda na organização do dia a dia e não substitui essa orientação.
Se quiser fazer isso no celular
Caderno de papel funciona, e o material gratuito acima foi feito para isso. Se você prefere o celular, o Meu Caixa Simples registra entradas e saídas com forma de pagamento e categoria e mostra o resumo do mês com uma meta de quanto você quer que sobre. Ele também guarda as contas a receber e a pagar, avisando o que está para vencer, e tem histórico com busca por cliente ou fornecedor.
No papel ou no app, comece hoje, com o que entrou e saiu hoje. Não precisa recuperar o mês inteiro para começar.